Persondatapolitik

1. Indledning

Som et led i driften af Odder Vinterbadeklub (herefter ”Foreningen”) indhenter og opbevarer foreningen en række personoplysninger om foreningens medlemmer og samarbejdspartnere. Foreningen er meget opmærksom på at behandle alle personoplysninger på en fortrolig og sikker måde. I denne politik kan du læse nærmere om retningslinjerne for, hvordan vi behandler de personoplysninger, vi indsamler, når du bliver medlem af foreningen eller indgår andre aftaler med os. 

Vores behandling af dine personoplysninger lever op de til enhver tid gældende krav, herunder de sikkerhedskrav, der følger af persondatalovgivningen. Vi gennemgår jævnligt de registrerede personoplysninger og sletter de personoplysninger, der ikke længere er relevante at behandle. Det samme gælder personoplysninger, som et medlem eller en samarbejdspartner ønsker slettet, og som vi ikke længere har noget grundlag for at behandle.

I henhold til den gældende persondatalovgivning betragtes Foreningen som dataansvarlig for de personoplysninger, du afgiver til os. Såfremt du har spørgsmål til behandlingens behandling af personoplysninger kan du henvende dig til Foreningens kontaktperson: Kasserer Ditte Kennum på mail oddervinterbadeklub(a)gmail.com.

2. Behandlingsaktivitet

Når du retter henvendelse til Foreningen via e-mail eller brev, opbevarer vi henvendelsen, der fremgår af din henvendelse. Vi opfordrer derfor til, at du ikke afgiver flere personoplysninger end det, der er nødvendigt for, at vi kan behandle din henvendelse.

2.1 Medlemmer

Når du er medlem af foreningen, behandler vi dine personoplysninger for at kunne administrere dit medlemsforhold. Vi indhenter i forbindelse med din indmeldelse i Foreningen følgende personoplysninger fra dig:

• Dit navn
• Din adresse
• Din e-mailadresse
• Dit telefonnummer
• Brug af chipbrikker til Foreningens lokaler på Rude strand

Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne varetage og administrere dit medlemsforhold. Grundlaget for at behandle ovennævnte oplysninger er dermed persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b), som fastslår, at Foreningen gerne må behandle almindelige personoplysninger, når dette sker med henblik på at overholde en aftalemæssige forpligtelse overfor sine medlemmer.

Vi behandler aldrig følsomme personoplysninger om medlemmer.

2.2 Samarbejdspartnere mv.

For at kunne indgå en aftale med en leverandør eller samarbejdspartner, er det i visse tilfælde nødvendigt at behandle kontaktoplysninger – i form af navn, direkte e-mail og direkte telefonnummer – på den medarbejder, der er tilknyttet leverandøren eller samarbejdspartneren.

Der registreres aldrig følsomme personoplysninger om Foreningens leverandører eller samarbejdspartnere.

Personoplysningerne indhentes direkte fra den refererende medarbejder i forbindelse med, at der indgås en aftale om samarbejde eller levering af en ydelse. Hvis Foreningen løbende bestiller produkter hos en leverandør, bruges de oplysninger, der allerede er registreret om den refererende medarbejder. Vi tjekker løbende, at oplysningerne er korrekte.

Ovennævnte personoplysninger behandles med det formål at kunne varetage og administrere den indgåede aftale, herunder vedrørende et samarbejde eller levering af en ydelse. Grundlaget herfor er persondataforordningens artikel 6, stk. 1 (b).

3.  Opbevaringsperiode

Foreningen opbevarer kun personoplysninger, så længe dette er nødvendigt til opfyldelse af det formål, personoplysningerne er indsamlet til.

Personoplysninger om Foreningens medlemmer opbevares så længe, du er medlem af Foreningen. Hvis du melder dig ud af foreningen eller ikke fornyer dit medlemskab, sletter vi dine personoplysninger 12 måneder efter udmeldelsen. Dog vil Foreningen fortsat skulle opbevare oplysninger om betaling af kontingent til brug for at kunne dokumentere modtagne indbetalinger og opfylde de gældende bogføringsregler. Vi gemmer bogføringsmateriale i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføringen er sket. Hvis dine personoplysninger indgår i vores bogføringsmateriale, vil de således blive opbevaret i denne periode.

3.1 Samarbejdspartnere mv.

Personoplysninger om leverandører og samarbejdspartnere opbevares så længe, der fortsat består et leverandør- og/eller samarbejdsforhold.

Hvis leverandør- eller samarbejdsforholdet ophører, sletter vi personoplysninger om den medarbejder, der er tilknyttet leverandøren eller samarbejdspartneren, medmindre dette indgår i materiale, som Foreningen har et særligt behov for at gemme, f.eks. fordi indgår som dokumentation for leverancer til eller fra Foreningen.

Al bogføringsmateriale opbevares endvidere altid i 5 år efter udløbet af det regnskabsår, hvori bogføringen er sket. Hvis personoplysningerne indgår i vores bogføringsmateriale, vil de således blive opbevaret i denne periode. Baggrunden herfor er, at Foreningen er forpligtet hertil efter reglerne i bogføringsloven.

4. Overladelse og videregivelse af personoplysninger

Foreningen gør brug af IT-systemet Foreningsadministrator, som benyttes til at administrere Foreningens medlemmer. Systemet produceres og administreres ad Adminpartner ApS. Der er udarbejdet en databehandleraftale med Adminpartner ApS, som har status af databehandler. Databehandleraftalen overholder kravene i persondataforordningen.

Foreningen videregiver ikke personoplysninger til andre foreninger, virksomheder eller myndigheder, medmindre vi har et skriftligt samtykke hertil eller er forpligtede hertil, f.eks. i medfør af gældende lovgivning.

Foreningen overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU eller til internationale organisationer.

5. Sikkerhed

Foreningen har truffet en række tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger tabes, forringes eller uberettiget videregives til andre. Vi gemmer alle personoplysninger i systemet Foreningsadministrator, hvortil alene Foreningens bestyrelse har login-adgang. Systemejeren Adminpartner ApS er ansvarlig for back-up af alle vores elektroniske data samt at beskytte disse data via antivirussoftware og firewalls.

Foreningen fører derudover et elektronisk register for udlevering til medlemmerne af chipnøgler (chipbrik) til Foreningens lokaler på Rude strand.  Registreringen foretages på en af Foreningens bestyrelsesmedlemmers computere. Registreringen knytter sig til det enkelte medlems modtagelse af en konkret nummereret chipbrik. Via et underliggende online-baseret låsesystem, kan Foreningens bestyrelse se, hvilke chipbrikker har været anvendt på hvilke tidspunkter. De enkelte medlemmers oplysninger er ikke registreret i onlinesystemet; registreringen er udelukkende foretaget i førnævnte computer. Denne er adgangsbeskyttet og der foretages løbende backup.

Foreningen har pålagt samtlige medarbejdere, frivillige og bestyrelsesmedlemmer tavshedspligt i forhold til de personoplysninger, de får kendskab til under deres virke.

6. Dine rettigheder

Ovenfor er det beskrevet, hvilke personoplysninger Foreningen behandler om medlemmer, leverandører, samarbejdspartnere mv., idet vi er forpligtede til at oplyse dig herom. Du har ret til, at anmode os om at få yderligere indsigt i dine personoplysninger samt til at få dem udleveret.

Hvis det er din opfattelse, at vi behandler urigtige eller vildledende oplysninger om dig, har du ret til at anmode om at få rettet oplysningerne.

Foreningen er i nogle tilfælde forpligtede til at slette dine personoplysninger før det tidspunkt, hvor vi normalt sletter dem i henhold til vores sletteprocedurer. Dette gælder eksempelvis, hvis vi ikke længere har et formål med at behandle personoplysningerne, eller hvis du tilbagekalder et samtykke, og vi ikke har et andet grundlag for at behandle dine personoplysninger. Hvis du ønsker, at anmode os om at slette dine personoplysninger eller tilbagekalde et samtykke overfor os, skal du derfor blot kontakte os.

Du har også i nogle tilfælde ret til, at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger. Hvis vi modtager en sådan indsigelse, vil vi vurdere, om vi skal begrænse behandlingen af personoplysningerne, imens vi vurderer indsigelsen. Derudover har du i nogle tilfælde ret til, at få udleveret dine personoplysninger på et elektronisk læsbart medie (dataportabilitet).

Hvis du ønsker at udnytte dine rettigheder, skal du sende en anmodning herom til os. Ud over dette har du altid mulighed for, at klage til Datatilsynet over Foreningen behandling og opbevaring af dine personoplysninger. Datatilsynets kontaktoplysninger fremgår af www.datatilsynet.dk. Du kan ligeledes af Datatilsynets hjemmeside læse mere om regler for behandling af personoplysninger samt dine rettigheder.